Το Διοικητικό Συμβούλιο (Δ.Σ.) της Ελληνικής Φιλάθλου Ομοσπονδίας Τοξοβολίας (Ε.Φ.Ο.Τ.), ύστερα από απόφαση που ελήφθη κατά τη συνεδρίαση αυτού της 20/02/2011, σύμφωνα με τις σχετικές διατάξεις των άρθρων του Καταστατικού της Ε.Φ.Ο.Τ., προσκαλεί τα σωματεία – μέλη της Ομοσπονδίας να συμμετάσχουν σε Τακτική Γενική Συνέλευση (Γ.Σ.),
που θα πραγματοποιηθεί στις 3 Απριλίου 2011, ημέρα Κυριακή και ώρα 09:00, στην Αθήνα, στο ξενοδοχείο PRESIDENT, οδός Λεωφ. Κηφισίας αρ.43, με τα εξής θέμα Ημερήσιας Διάταξης:
1.Εκλογή Προέδρου και Γραμματέα της Γενικής Συνέλευσης.
2.Έκθεση Εξελεγκτικής Επιτροπής 2010
3.Έγκριση Οικονομικού Απολογισμού 2010 – Έγκριση Ισολογισμού 2010.
4.Έγκριση Διοικητικού Απολογισμού 2010.
5.Απαλλαγή του Δ.Σ. της Ε.Φ.Ο.Τ., για το έτος 2010, από κάθε ευθύνη.
6.Διαγραφή Σωματείων – Μελών, βάσει του άρθρου 7 του καταστατικού Ε.Φ.Ο.Τ.
Οι εκπροσωπήσεις των σωματείων με τους αντιπροσώπους τους γίνονται όπως αναφέρει το άρθρο 10 του καταστατικού της Ε.Φ.Ο.Τ.
Συγκεκριμένα :
1.Κάθε σωματείο εκπροσωπείται στη Γενική Συνέλευση της Ε.Φ.Ο.Τ. από ένα μόνο αντιπρόσωπο, που ορίζεται μαζί με τον αναπληρωτή του, με απόφαση του Δ.Σ. του σωματείου. Ως αντιπρόσωπος και ως αναπληρωτής ορίζονται μέλη του σωματείου που έχουν αποκτήσει κατά το χρόνο του ορισμού τους το δικαίωμα να εκλεγούν και να εκλέγονται. Αντίγραφο του πρακτικού του Δ.Σ. του Σωματείου που ορίζει αντιπρόσωπο αυτού και αναπληρωτή κοινοποιείται στη Ε.Φ.Ο.Τ.
2.Αντικατάσταση του ορισθέντος αντιπροσώπου σωματείου επιτρέπεται οποτεδήποτε, ισχύει όμως έναντι της Ε.Φ.Ο.Τ., μόνο αν της κοινοποιηθεί η σχετική απόφαση κατά τα ανωτέρω (10) δέκα τουλάχιστον ημέρες πριν από τη ημερομηνία σύγκλησης της Γενικής Συνέλευσης (μέχρι την Πέμπτη 24η Μαρτίου 2011).
3.Στις Γενικές Συνελεύσεις της Ε.Φ.Ο.Τ., επιβάλλεται η αυτοπρόσωπη παρουσία των αντιπροσώπων των σωματείων, απαγορευμένης της δια πληρεξουσίου συμμετοχής.
4.Κάθε αντιπρόσωπος μπορεί να εκπροσωπεί ένα μόνο σωματείο – μέλος
5.Ο έλεγχος και η νομιμοποίηση της πληρεξουσιότητας των αντιπροσώπων και του δικαιώματος ψήφου του σωματείου, διενεργείται αποκλειστικά, από το Δ.Σ. της Ε.Φ.Ο.Τ., σε τακτική ή έκτακτη συνεδρίαση του και η σχετική απόφαση του αναρτάται στα γραφεία της Ε.Φ.Ο.Τ. και αποστέλλεται στα σωματεία, μαζί με τον πίνακα των αντιπροσώπων των σωματείων με δικαίωμα ψήφου, επτά (7) ημέρες πριν από τη συνεδρίαση της Γενικής Συνέλευσης της Ε.Φ.Ο.Τ
Σε περίπτωση που δεν επιτευχθεί η στο καταστατικό της Ε.Φ.Ο.Τ., προβλεπόμενη απαρτία, η Γ.Σ. θα συνέλθει την ίδια ημερομηνία 3 Απριλίου 2011, στον ίδιο χώρο, ώρα 10:00 , με τα ίδια θέματα Ημερήσιας Διάταξης.