Το Διοικητικό Συμβούλιο (Δ.Σ.) της Ελληνικής Φιλάθλου Ομοσπονδίας Τοξοβολίας (Ε.Φ.Ο.Τ.)
, ύστερα από απόφαση που ελήφθη κατά τη συνεδρίαση αυτού της 8/10/2011, σύμφωνα με τις σχετικές διατάξεις των άρθρων του Καταστατικού της Ε.Φ.Ο.Τ., προσκαλεί τα σωματεία – μέλη της Ομοσπονδίας να συμμετάσχουν σε Τακτική Γενική Συνέλευση (Γ.Σ.), που θα πραγματοποιηθεί στις 6 Νοεμβρίου 2011, ημέρα Κυριακή και ώρα 09.30, στην Αθήνα, στον Πανελλήνιο Γυμναστικό Σύλλογο, οδός Ευελπίδων 2 (είσοδος από Ευελπίδων, μεσαία – μικρή πόρτα), στην αίθουσα Συνεντεύξεων Τύπου, με τα εξής θέματα Ημερήσιας Διάταξης:
1. Εκλογή Προέδρου και Γραμματέα της Γενικής Συνέλευσης.
2. Έγκριση Προϋπολογισμού 2012.
3. Κανονισμός Κριτών Τοξοβολίας.
Οι εκπροσωπήσεις των σωματείων με τους αντιπροσώπους τους γίνονται όπως αναφέρει το άρθρο 10 του καταστατικού της Ε.Φ.Ο.Τ.
Συγκεκριμένα :
1. Κάθε σωματείο εκπροσωπείται στη Γενική Συνέλευση της Ε.Φ.Ο.Τ. από έναν μόνο αντιπρόσωπο, που ορίζεται μαζί με τον αναπληρωτή του, με απόφαση του Δ.Σ. του σωματείου. Ως αντιπρόσωπος και ως αναπληρωτής ορίζονται μέλη του σωματείου που έχουν αποκτήσει κατά το χρόνο του ορισμού τους το δικαίωμα να εκλεγούν και να εκλέγονται. Αντίγραφο του πρακτικού του Δ.Σ. του Σωματείου που ορίζει αντιπρόσωπο αυτού και αναπληρωτή κοινοποιείται την Ε.Φ.Ο.Τ.
2. Αντικατάσταση του ορισθέντος αντιπροσώπου επιτρέπεται οποτεδήποτε, ισχύει όμως έναντι της Ε.Φ.Ο.Τ., μόνο αν της κοινοποιηθεί η σχετική απόφαση κατά τα ανωτέρω (10) δέκα τουλάχιστον ημέρες πριν από την ημερομηνία σύγκλησης της Γενικής Συνέλευσης (μέχρι την 27η Οκτωβρίου 2011).
3. Στις Γενικές Συνελεύσεις της Ε.Φ.Ο.Τ., επιβάλλεται η αυτοπρόσωπη παρουσία αντιπροσώπων, απαγορευμένη της δια πληρεξουσίου συμμετοχής.
4. Κάθε αντιπρόσωπος μπορεί να εκπροσωπεί ένα μόνο σωματείο – μέλος.
5. Ο έλεγχος και η νομιμοποίηση της πληρεξουσιότητας των αντιπροσώπων και του δικαιώματος ψήφου διενεργείται, αποκλειστικά, από το Δ.Σ. της Ε.Φ.Ο.Τ., σε τακτική ή έκτακτη συνεδρίαση του και η σχετική απόφαση του αναρτάται στα γραφεία της Ε.Φ.Ο.Τ. και αποστέλλεται στα σωματεία, μαζί με τον πίνακα των αντιπροσώπων με δικαίωμα ψήφου, επτά (7) ημέρες πριν από τη συνεδρίαση της Γενικής Συνέλευσης της Ε.Φ.Ο.Τ.
Σε περίπτωση που δεν επιτευχθεί η στο καταστατικό της Ε.Φ.Ο.Τ., προβλεπόμενη απαρτία, η Γ.Σ. θα συνέλθει την ίδια ημερομηνία 6 Νοεμβρίου 2011, στον ίδιο χώρο, ώρα 10.30 και με τα ίδια θέματα Ημερήσιας Διάταξης.