Το Διοικητικό Συμβούλιο (Δ.Σ.) της Ελληνικής Φιλάθλου Ομοσπονδίας Τοξοβολίας (Ε.Φ.Ο.Τ.), ύστερα από απόφαση που ελήφθη κατά τη συνεδρίαση αυτού στις 11 Μαρτίου 2012 , σύμφωνα με τις σχετικές διατάξεις των άρθρων του Καταστατικού της Ε.Φ.Ο.Τ., προσκαλεί τα σωματεία – μέλη της Ομοσπονδίας να συμμετάσχουν σε Τακτική Γενική Συνέλευση (Γ.Σ.), που θα πραγματοποιηθεί στις 22 Απριλίου 2012, ημέρα Κυριακή και ώρα 09:30, στην Αθήνα, στην αίθουσα εκδηλώσεων του Εθνικού Γυμναστικού Συλλόγου Λεωφ. Βασιλίσσης Όλγας 6 , με τα έξης θέματα Ημερήσιας Διάταξης:
1. Εκλογή Προέδρου και Γραμματέα της Γενικής Συνέλευσης.
2. Έκθεση Εξελεγκτικής Επιτροπής 2011 .
3. Έγκριση Οικονομικού & Διοικητικού Απολογισμού 2011 – Έγκριση Ισολογισμού 2011.
4. Απαλλαγή του Δ.Σ. της Ε.Φ.Ο.Τ., για το έτος 2011, από κάθε ευθύνη.
5. Έγκριση ενσωμάτωσης της Κ.Υ.Α. 3956/17-2-2012, (Φεκ.343 Τεύχος Β΄ στον κανονισμό ντόπινγκ της Ε.Φ.Ο.Τ.
6. Διαγραφή Σωματείων – Μελών, βάσει του Άρθρου 7 του καταστατικού.
Οι εκπροσωπήσεις των σωματείων με τους αντιπροσώπους τους γίνονται όπως αναφέρει το άρθρο 10 του καταστατικού της Ε.Φ.Ο.Τ.
Συγκεκριμένα :
1. Κάθε σωματείο εκπροσωπείται στη Γενική Συνέλευση της Ε.Φ.Ο.Τ. από έναν μόνο αντιπρόσωπο, που ορίζεται μαζί με τον αναπληρωτή του, με απόφαση του Δ.Σ. του σωματείου. Ως αντιπρόσωπος και ως αναπληρωτής ορίζονται μέλη του σωματείου που έχουν αποκτήσει κατά το χρόνο του ορισμού τους το δικαίωμα να εκλεγούν και να εκλέγονται. Αντίγραφο του πρακτικού του Δ.Σ. του Σωματείου που ορίζει αντιπρόσωπο αυτού και αναπληρωτή κοινοποιείται την Ε.Φ.Ο.Τ.
2. Αντικατάσταση του ορισθέντος αντιπροσώπου επιτρέπεται οποτεδήποτε, ισχύει όμως έναντι της Ε.Φ.Ο.Τ., μόνο αν της κοινοποιηθεί η σχετική απόφαση κατά τα ανωτέρω (10) δέκα τουλάχιστον ημέρες πριν από την ημερομηνία σύγκλησης της Γενικής Συνέλευσης (μέχρι την 12η Απριλίου 2012).
3. Στις Γενικές Συνελεύσεις της Ε.Φ.Ο.Τ., επιβάλλεται η αυτοπρόσωπη παρουσία αντιπροσώπων, απαγορευμένη της δια πληρεξουσίου συμμετοχής.
4. Κάθε αντιπρόσωπος μπορεί να εκπροσωπεί ένα μόνο σωματείο – μέλος.
5. Ο έλεγχος και η νομιμοποίηση της πληρεξουσιότητας των αντιπροσώπων και του δικαιώματος ψήφου διενεργείται, αποκλειστικά, από το Δ.Σ. της Ε.Φ.Ο.Τ., σε τακτική ή έκτακτη συνεδρίαση του και η σχετική απόφαση του αναρτάται στα γραφεία της Ε.Φ.Ο.Τ. και αποστέλλεται στα σωματεία, μαζί με τον πίνακα των αντιπροσώπων με δικαίωμα ψήφου, επτά (7) ημέρες πριν από τη συνεδρίαση της Γενικής Συνέλευσης της Ε.Φ.Ο.Τ.
Σε περίπτωση που δεν επιτευχθεί η στο καταστατικό της Ε.Φ.Ο.Τ., προβλεπόμενη απαρτία, η Γ.Σ. θα συνέλθει την ίδια ημέρα στον ίδιο χώρο, ώρα 10:30 και με τα ίδια θέματα Ημερήσιας Διάταξης.